「风车协作」官方博客

好好做产品,做好产品

Excel,熟悉又不熟悉的项目管理工具

如果有人在市场上做个调查,目前使用最广泛的项目管理工具是啥,我估计结果不是 Microsoft Project,不是 Jira,不是 Redmine,而是 Excel。在做风车的过程中,接触到不少团队,包括一些跟互联网很近的技术创业公司,都在使用 Excel 管理项目,也有一些用户问我们如何能从 Excel 管理平滑地迁移过来。所以,风车在首页特别跟 Excel 做了对比,我们也的确有不少客户是从 Excel 管理转到风车。这篇文章就来谈谈用 Excel 做项目管理的利与弊。

要了解 Excel 管理项目的利与弊,得先了解如何用 Excel 来管理项目,Excel 能做什么,怎么做。项目管理,从本质上就是两件事情,计划安排和进度跟踪。计划安排包括计划和安排。计划是确定要做什么事情,并分解成一个个任务,比如在 Excel 里面按照 WBS 来做计划。而安排就是根据分解任务确定谁做什么事情以及什么时候做什么事情,比如在 Excel 里面制作甘特图来做安排。进度跟踪包括进度和跟踪。进度是了解项目的进展,哪些已经完成,哪些有待完成,比如可以在 Excel 里面绘制燃尽图来展现进度。跟踪是及时了解团队每个人的状态,某个任务完成度如何了,这里更多的是通过沟通来更新到 Excel 中。

关于具体可以怎么用 Excel 来做项目管理,我做了一个例子,在这里下载,有兴趣可以参考,基本上涵盖了我上面提到的这些事情。

Excel 不是专业的项目管理工具,但是 Excel 又无所不能。在我心目中,Windows 并不是微软最成功的软件,Office 才是。使用 Excel,有下面这几点好处。

  1. 普及,群众基础扎实。可以说,Office 在很多人眼里就等于电脑,你去外面配个电脑装个机都能在系统之外附赠一个 Office。这也带来了 Excel 基本上可以捻手即来,不需要安装任何软件就可以使用。
  2. 定制性强。基于表格的任务属性,粒度可粗可细,根据团队的方法不同可任意调整,可说是 Excel 的最大优点。这也是很多团队喜欢 Excel 的最大原因,完全做到量身定制,不受到任何限制。
  3. 控制性强。定制性强带来了一部分的控制性,但是控制性更多的体现在流程上。团队内部流程不需要任何调整就可以直接应用到 Excel 中,而且调整也非常容易,做到了管理者的真正掌控。
  4. 功能丰富。宏、函数、筛选、排序、作图等,Excel 的数据处理能力非常强大。Excel 的基本操作撑死也就 Excel 10% 的功能,大多数人只是学会了点皮毛,浪费了如此”好”的一款软件。

当然,用 Excel 管理项目的缺点也非常明显。

  1. 复杂,非常复杂。没有人能学会 Excel 所有的功能,只学会百分之二三十的功能就可以称为高手了。以前开过玩笑,微软开发 Excel 的团队也不会用 Excel。Excel 的学习成本是非常高的,见见世面上有多少 Excel/Office 的实用书籍就知道了。
  2. 维护非常耗时,自动化程度低。即使你使用了宏和函数,还是需要很多人工的操作,比如任务拆分、甘特图的制作,都需要重排很多数据。现在很多用 Excel 管理项目的团队,会有专门一个助理来做这个事情,每天的工作就是维护 Excel。
  3. 进度跟踪不及时。Excel 缺乏实时的信息更新,所以一般做法是每天开会确定一下昨天的进度,专人记录更新到 Excel 里面。这样子,有些问题就会被隐藏下去,无法及时发现,无法在正确的时间让正确的人去做正确的事。
  4. 信息呈现单一,可用性不高。Excel 毕竟只是表单数据处理软件,不是专业的项目管理软件,所以在呈现上没有信息架构可言,缺乏重点,用户体验差。同时,无法在上面做一些任务的沟通,项目管理过程被割裂成一块一块。
  5. 成员间同步麻烦。沟通的好坏,能否保证所有成员在一个节奏上,直接影响到项目的成败。然而用 Excel 管理项目的话,只能把文件传来传去,也不知道到底这个版本和上个版本有了哪些变化。高级点的会使用 Google Spreadsheet,但是有~~伟大的墙~~的存在,还是诸多不爽。

虽然项目管理中工具并不是最主要的,但是一个好的工具绝对能让事半功倍。如果说过往用 Excel 管理项目是因为专业的项目管理软件很昂贵,学习成本也很高,在此相比而言下 Excel 是一个尚且不错的选择的话,那么现在这个时代,已经有很多轻量级的项目管理工具可以使用,而且价格也非常合适。所以不妨跳出思维,去拥抱新的变化,体验技术创新带来的变革。

如果你是 Excel 的老用户,可以非常简单的把 Excel 的概念映射到风车里面,比如 Excel 里面的每个工作表对应风车中的一个任务列表,工作表中的每一行数据代表风车里的一个任务,每一列数据对应风车中任务的某一个属性。对于列举的 Excel 的每个缺点,风车也做了相应的解决方案,并且会自动的提供项目报表和成员统计,项目管理从来没有这么轻松,并且不失专业。

另外,作为一家有节操的公司,坚决抵制用数据绑架用户。所以你随时可以把风车项目内的数据导出成 Excel 保存,也会提供 API 让你随时读取数据。

你还在用 Excel 管理项目吗?是时候,使用风车保证所有信息的正确同步了!
风车提供了清晰的任务管理体验,分配任务、进度跟踪一目了然。一处编辑、多处实时更新,保持团队成员步调一致,从而使任务管理轻松有序。